Pode ser uma ferramenta ideal para gerenciar várias tarefas, independentemente do tamanho delas. Além disso, os membros da sua equipe não vão ter problemas de adaptação pelo fato da interface da plataforma ser bem semelhantes a do Meta. Confira esse artigo e descubra o porquê o Worksplace pode se tornar uma força motriz para o gerenciamento dos seus projetos.
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1. Grupo dedicados para cada projeto
O gerenciamento de vários projetos de forma simultânea pode se tornar uma tarefa árdua e confusa. Com o recurso de grupo dedicado do Workplace, você pode organizar melhor sem o risco de criar nenhuma confusão. Nessa ferramenta, é possível criar vários grupos, separando-os para cada projeto em específico, e assim, ter um fluxo bem melhor de cada tarefa. Tanto a quantidade de grupos criados, quanto a adição de membros é ilimitada. Caso você esteja trabalhando em colaboração com uma empresa, essa recurso pode ser bem útil pelo fato de permitir que você trabalhe com outros profissionais com muita eficiência.
2. Acompanhamento do projeto e progresso de tarefas
O acompanhamento de um projeto no Workplace é algo fácil. Quando alguma informação sobre o progresso do projeto é colocada na plataforma, como o caso de algum eventual problema, os membros da equipe podem se comunicar e compartilhar alguma solução dentro das suas tarefas. Por exemplo, se alguém precisar compartilhar um relatório extenso ou resultados de alguma pesquisa, o recurso de notas que existe na plataforma, pode ser usado. É possível rastrear tarefas que ainda estejam pendentes através do compartilhamento dos itens de ação no grupo e alertar o responsável para marcar quando concluí-los. Outro recurso útil, é o de menção. Com ele você consegue atribuir uma tarefa a um membro da equipe, e ainda integrar aplicativos de gerenciamento como o TaskList e muito outros. Isso pode aumentar e muito a eficiência e produtividade das tarefas no seu projeto.
3. Trabalho colaborativo em arquivos
Usando o recurso de anotação de espaço de trabalho, a equipe pode compartilhar feedback sobre vários arquivos compartilhados no grupo. Dessa forma, o trabalho colaborativo se torna muito prático. Para facilitar, todos os arquivos compartilhados com os membros do grupo estarão disponíveis na guia de Arquivos e, por isso, não vai ser necessário rolar o feed para encontrar o arquivo de que precisa. Você também pode criar um grupo somente para feedback para que os membros da equipe compartilhem suas percepções sobre o projeto. Essa, pode ser uma forma muito útil de você ter novas perspectivas.
4. Compartilhe arquivos com membros da equipe
O compartilhamento de arquivos com os colegas de equipe é importante, esteja você trabalhando de home office ou no mesmo espaço que os seus colegas. Para atender essa necessidade, o Workplace permite que você compartilhe arquivos com seus colegas de equipe sem muita dificuldade. Para isso, você precisa adicionar os arquivos que deseja compartilhar no grupo. Também é possível utilizar as integrações de compartilhamento de arquivos que a plataforma fornece, desde que sejam aprovadas pelo administrador do projeto. Para encontrar as ferramentas de compartilhamento de arquivos, procure pela a guia Integrações. Você pode utilizar aplicativos como Google Drive, Dropbox entre muitos outros.
5. Armazenamento seguro de arquivos
Economize tempo permitindo que o próprio Workplace gerencie todos os arquivos do projeto, como imagens, PDFs, planilhas do Excel e muitos outros. Os membros da equipe poderão fazer o upload de arquivos para um grupo por vários meios, como Postagens, Chat, Tópicos, Aprendizagem, Mídia, etc. Mas, todos os arquivos vão direto para a guia Arquivos. A partir daqui, você pode gerenciar facilmente o acesso ao arquivo, o controle de versão e excluir o arquivo se for desnecessário. O limite de upload é de até 50 MB de arquivos por meio de qualquer outro canal que não seja o chat do Workplace. Nele, é possível fazer upload de arquivos de até 75 MB. Essa limitação no tamanho do arquivo tem o objetivo de manter a equipe produtiva, compartilhando pequenos arquivos, sem enfrentar quaisquer dificuldade ou problemas com a largura de banda de velocidade de upload. O Workplace suporta o upload de arquivos de vídeo de até 4 GB, por isso você não precisa se preocupar com o baixo limite do Chat, já que os limites tem finalidades diferentes. Portanto, se você precisa criar um tutorial em vídeo em alta qualidade para colocar na seção de Aprendizagem ou Biblioteca de Conhecimento.
6. Bate-papo no local de trabalho através de mensagens
Quando uma equipe trabalha em um projeto remotamente, podem ser encontradas algumas dificuldades na comunicação em tempo real, e nem sempre é viável se conectar por meio de chamadas de áudio ou vídeo ao trabalhar em casa. Por esse motivo, o Workplace também oferece esse recurso aos seus usuários. por meio do aplicativo Workplace Chat. Baixe-o em seu telefone Android ou iOS e mantenha contato com sua equipe de qualquer lugar. Você pode usar para obter uma resposta instantânea a uma consulta importante. Grupos com 250 ou menos membros podem usar esta opção.
7. Chamada de áudio ou vídeo para comunicação contínua
Para uma equipe que trabalha de forma remota, o trabalho colaborativo pode se tornar impossível sem chamadas de áudio e de vídeo. Usando o Workplace, você não vai precisar usar nenhum aplicativo de terceiros para esses fins. A plataforma torna fácil a possibilidade de ligação para qualquer membro da equipe, apenas com um clique. O limite máximo de participantes de uma reunião, é de 50 pessoas. Esse é um excelente recurso para reuniões semanais ou para discussão do projeto em execução. Há também a possibilidade de fazer chamadas individuais para qualquer membro do grupo, como a integração de aplicativos de como o Zoom, o que pode tornar esse recurso ainda mais prático.
8. Recurso de pós-fixação para visualização rápida
Precisa fixar alguma postagem ou conteúdo no grupo, semelhante a uma página ou grupo do Meta? Em cada grupo do Workplace, é possível estabelecer instruções, metas, prazos e recursos vitais para que o projeto seja executado. A fixação de conteúdo garante que os membros da equipe encontrem facilmente o conteúdo necessário para trabalhar em um projeto. Também é possível fixar várias postagens e ainda definir a prioridade de cada uma.
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